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- Recomendaciones que te ayudarán a organizarte mejor con tu trabajo mientras los pequeños realizan sus clases desde casa
Me siento a trabajar y oigo mil veces “mamá, ayúdame”, “no entiendo”, “mamá”. Esas son frases que escuché el año escolar pasado cuando empezaron las clases desde casa. Así que decidí usar las estrategias de organización del tiempo para padres y así poder diseñar realmente un horario que sea productivo y que no me tenga que sacrificar por el colegio de mis hijos.
La mayoría de los padres se dedican a hacer los quehaceres de la casa, al mismo tiempo que ayudan a sus hijos en el colegio y luego después se quedan hasta tarde trabajando. Otros, porque el trabajo lo requiere, se estresan entre trabajar y que los hijos estudien, algunos caen en terminarles las tareas a los hijos, con tal de que los dejen en paz para poder terminar de trabajar; al final del día se dedican a las labores de la casa. En ambos casos se van a la cama completamente agotados, a deshora y en algunos casos mal alimentados porque “no tiene tiempo” ni de comer.
Esto se acabó. Les he diseñado una guía sencilla y práctica para que este año escolar sea productivo para sus hijos y para ustedes.
Lo primero que deben hacer es entender que, si piensan que mientras hacen algo (trabajar o quehaceres) se van a sentar ayudar a sus hijos y así rinden el tiempo, es falso. Porque partimos de que queremos ser productivos, que se traduce en hacer las cosas a tiempo y bien.
Así que es vital que nos tomemos el tiempo para poder apoyar a nuestros pequeños. Para que entiendas te dejo el artículo que publiqué la semana pasada sobre el papel de los padres mientras los hijos estudian en casa.
Después de eso, comienza con tu horario.
Paso 1: prioriza
La base de mi método consiste en organizar el tiempo en función de las prioridades, pero ese concepto está como muy amplio en nuestra cabeza. La primera vez que me hicieron la pregunta “¿Cuál es tu prioridad?”. Automáticamente dije: mi familia.
Y resulta que esa es parte de la respuesta, pero si la detallamos más podremos de verdad comenzar a tomar mejores decisiones para nosotros.
Así que los quiero ayudar a saber cuáles son nuestras prioridades en la vida. Solo hay un requisito: entender que hay tantas prioridades como los seres humanos que habitan en el planeta, es decir, son únicas, y eso es perfecto.
Comienza por:
a) Autoconocernos y evaluar nuestro momento actual. Existen muchas formas de hacerlo, y la que suelo utilizar es observar cómo me siento haciendo cualquier actividad, ¿qué energía tengo?, ¿qué pensamientos me genera?, ¿cómo me siento antes y después de realizarla?
Aclaro que esto lo hago sin juzgarme y de ahí comienzo a tomar decisiones.
b) Realizar la lista de las cosas que realmente creo que son mis prioridades. Al principio es muy larga y en el transcurso del proceso la voy acortando.
c) Revisar el lenguaje que usé para referirme a determinada situación de la lista, luego reflexiono. Y este fin de semana me enseñaron una palabra clave que nos ayuda con la reflexión e incluso nos permite descubrir lo que pensamos de alguna actividad: ¿Para qué lo hago? eso me da más luces de lo que realmente es importante.
d) Pensar ¿cuánto estás dispuesto a sacrificar?
e) Dar a cada cosa el valor que tiene para ti. Aquí ya comienzas a acortarla lista.
f) Tachar aquellas prioridades que no dependan de ti.
h) Escribir de nuevo la lista. Léela en voz alta y fíjate cómo te sientes y qué emoción genera en ti.
De ahí ordenas la lista desde lo que te emociona más hasta la que menos te emociona y tomas la decisión de escoger lo que creas conveniente. Recuerda que esto es muy personal, no te dejes influir por lo que quieran los demás, de ser así no serían tus prioridades.
Entonces al tener esas prioridades una vez al día, si trabajas en eso, perfecto; si no, puedes comenzar a organizarte en tu trabajo y terminar una hora antes tus obligaciones y en ese tiempo hacer actividades sobre tus prioridades. Ahora si el empleo no te lo permite levántate una hora antes o acuéstate una hora después y realiza alguna actividad que te lleve a cumplir esas prioridades.
Eso te generará una sensación de que estás haciendo algo y que el día no pasó sin emoción, además de que sentirás que controlas tu tiempo.
Paso 2: planifica tu jornada
Definir una buena agenda de actividades te permitirá priorizar con certeza y avanzar en las cosas más relevantes. Para eso uso la Matriz de Covey, pero para realmente sacarle el provecho debes tener claro tus metas, para luego diseñar tus objetivos semanales y diarios. Si quieres saber la diferencia entre ellos, aquí te la dejo.
Teniendo claras tus metas y objetivos semanales, puedes usar esta herramienta de organización, que es ideal para estos momentos porque no le metes presión de horarios. Además, la uso para todo porque me permite aprovechar mi tiempo sacándole el mejor partido a los momentos.
Es muy sencillo. Toma una hoja que dividirás en 4 cuadros: en el primero colocarás las cosas urgentes –que son las tareas que requieren la atención inmediata–, en el segundo las cosas importantes –son las tareas que te llevarán a cumplir esas metas u objetivos– en el tercero debes colocar lo no urgente –tareas que puedes delegar o que puedes agrupar– y finalmente lo poco importante –tareas que puedes hacer en otro momento–.
La idea es que lo importante se lleve tu mayor atención, porque es lo que realmente te llevará a que cumplas tus metas.
Paso 3: dar orden a las tareas
Aquí les recomiendo usar la técnica del Time Blocking, que es una técnica de productividad y gestión del tiempo que consiste en planificar y dividir en bloques de tiempo todas las fases del día y las actividades que tienes pendientes por realizar. Reservando esos espacios para dedicarlos única y exclusivamente a llevar a cabo las tareas asignadas de manera enfocada.
El principal objetivo del Time Blocking a la hora de ayudarte a ser más productivo es evitar que tu lista de tareas pendientes se mantenga abierta. En su lugar, Time Blocking es una técnica que te servirá para delimitar perfectamente las tareas que realizarás a lo largo de tu jornada de inicio a fin.
Puedes usar los bloques grandes como mañana, tarde, noche, pero además hacer bloques de dos horas y un descanso. Eso te ayudará a comenzar.
Hay otro método que te puede funcionar: la técnica se llama Batching. Es la práctica de acumular tareas parecidas para despacharlas todas de golpe y así evitar el costo alto de saltar entre tareas, o de esa pereza que da hacer varias cosas aburridas, que muchas veces saltamos y nos lleva al principio de la procrastinación. La forma de hacerlo te la dejo aquí.
Paso 4: finalizar lo que empiezas
Siempre que inicies una tarea, asegúrate de tener la mente fija en que vas a concluirla antes de iniciar otra. Te doy una herramienta sencilla que se usa en GTD, que es la regla de los dos minutos.
Consiste en que si la tarea a realizar lleva menos de dos minutos, entonces hay que realizarla en el momento. De esta forma, responder un correo electrónico corto, hacer una llamada, guardar un papel o un archivo digital son actividades que deberían realizarse en el acto.
¿Cuál es el objetivo detrás de esta simple regla? No cargar con tiempos administrativos tareas que no lo merecen. Para postergar y programar una tarea se necesita pensar un poco, pero hay tareas que son tan cortas que si lo hiciéramos estaríamos desperdiciando nuestro tiempo. Por eso hay que resolverlas en el momento.
Paso 5: aprender a decir “no”
De todas las actividades ¿cuántas son generadas por uno mismo y cuántas son producto de haber dicho sí a un amigo o familia?. Es recomendable evitar los problemas intrascendentes y saber decir que no. Muchas veces los favores ni se agradecen ni se pagan; para una mejor administración del tiempo es clave no perder el control ni sobrecargar la agenda. Esto va a ir de la mano de tus prioridades.
Paso 6: descansar
Para poder contar con horas productivas, se deben de tener también horas de descanso. El organismo y la mente deben regenerarse para funcionar correctamente. Diariamente debes tener una rutina de descanso, aquí te dejo cómo crear esa rutina.
Paso 7: premiar
Cuando hablo con personas que quieren organizar su tiempo, lograr compaginar las demás facetas de la vida y además trabajar, les digo que tenemos que estar claras del porqué. Eso nos dará la fuerza para lograrlo.
Ahora la pregunta más básica es por qué deseamos planificarnos. La verdad que la respuesta es válida, porque cada una tendrá su versión y su por qué.
Resulta que cuando hablamos de motivación dicen que debemos de premiarnos o elogiar a nuestros hijos, si estamos trabajando con ellos. Y por qué no aplicar eso con nosotras, que tomamos la decisión de invertir un tiempo en organizarnos, hasta que ya entre como hábito. Eso le va a traer beneficios a todos en la familia.
Así que debemos darnos nuestro premio, y no vayas a decir que eso es nuestra obligación, porque decidimos formar una familia y por ende vienen todas las obligaciones. Pues no, debemos saber que somos completamente valiosas y por el trabajo que hacemos debemos de consentirnos. Ahora no hablo de comprarme unos zapatos cada vez que logre algo o de irme de viaje.
Me refiero a premiarnos a diario o semanalmente. En mi caso tomé como premio inicial inscribirme en una clase de natación y asistía una vez a la semana, era mi momento, amaba lo que hacía, al pasar el tiempo incorporé la natación como un deporte en mi vida y entonces tomo como premios diarios el poder sentarme tempranito en la mañana a disfrutar un té caliente en completo silencio y contemplar mi jardín. Los premios te los pones tú, pero no dejes de hacerlo, porque eso inyectará una energía adicional a tu día a día.
Un paso más
Tomar decisiones a veces se vuelve un poco complejo y si queremos ver los diferentes ángulos o aristas hay que ponerlo en blanco y negro, así que veremos una técnica para esto.
Por eso les quiero enseñar una herramienta que funciona mucho para tomar decisiones: el diagrama Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de Grandal o diagrama causal. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha.
Procedimiento para crear un diagrama Ishikawa:
Para empezar, se decide qué característica de calidad, salida o efecto se quiere examinar y continuar con los siguientes pasos:
- Hacer un diagrama en blanco.
- Escribir de forma concisa el problema o efecto.
- Escribir las categorías que se consideren apropiadas al problema: máquina, mano de obra, materiales, métodos. Son las más comunes y se aplican en muchos procesos.
- Realizar una lluvia de ideas sobre posibles causas y relacionarlas con cada categoría.
- Preguntarse el por qué de cada causa (es aconsejable trabajar el diagrama en varios momentos ya que la reflexión lo enriquecerá. También es altamente aconsejable seguir preguntándote por qué una vez determinada una causa. Esto nos va a permitir encontrar subcausas que serán las que haya que atacar si queremos resolver el problema).
Así que manos a la obra y que este periodo que comienza sea exitoso para ti y tu familia.
